Prime considerazioni sul web collaborativo in azienda

C’erano una volta Groupwise, LotusNotes/Domino e Exchange che fornivano alle aziende strumenti di lavoro collaborativi (nati a causa della necessità di scambiare/condividere/convalidare documenti più o meno complessi). Mentre camminavano nella jungla dell’IT videro la luce software per la messaggistica istantanea (ICQ, Messenger, Skype), per la videoconferenza, per la condivisione di documenti on-line, per la gestione di calendari condivisi: nacque il web 2.0.

Potrebbe iniziare così la “favola” del web collaborativo in azienda. Fondamentalmente il succo del discorso è: bene, abbiamo in questi anni utilizzato piattaforme monumentali per la gestione della collaborazione in azienda, ma come questo sta cambiando nel mondo web 2.0?

(PRECISAZIONE: Parlo di strumenti da utilizzarsi tra colleghi, non con i clienti)

Email
Va beh, ormai è giustamente innestata ovunque. Diciamo che una comunicazione quasi in real-time via mail (in orario d’ufficio) è quasi di default in aziende medio-grandi. Il minimo indispensabile? Leggere le email almeno due volte al giorno. Scambiarsi email tra colleghi può essere utile per condividere link sul web (“Guarda questo articolo…”), per la ricezione di telefonate (“Marco, ti ha chiamato Giorgio della ACME S.r.l.), per remainder (“Filippo, ricordati che domani mi devi portare la ricetta della torta di mele di tua moglie”). Comunque è uno strumento ormai diffuso, magari manca un po’ di netequiette ma non spendiamoci parole sopra.

Instant Messagging
(Parla uno che ha condotto la trattativa contrattuale per l’attuale lavoro via Skype)
Non è diffuso come dovrebbe, purtroppo, probabilmente perchè è un’arma a doppio taglio, soprattutto quanto si intrattengono rapporti con i clienti tramite questo strumento (ma non è di questo che dobbiamo parlare).
In azienda l’utilizzo dell’IM può avere senso per vari motivi: “fare la battuta” col collega, sparlare del capo, flirtare, chiedere alla gagia dell’amministrazione se viene a prendere il caffè. Scherzi a parte, è utile per tutte quelle comunicazioni “veloci” che stanno a mezzo tra quelle “urgenti” da fare a voce e quelle “stand-by” via mail, tipo: “Mi mandi il numero della fattura fatta ad ACME?”, “Qual è già la nostra partita IVA?”, “Dove trovo sul server il documento di specifica che ho perso il path?”. Fondamentalmente comunicazioni sì rapide ma che prevedono anche tempi morti (il recupero delle informazioni da parte di una delle due parti) senza dover attendere inutilmente al telefono o rischiare che un eventuale mail non venga letta. Ah, galateo: non bisogna rompere le scatole….

Videoconferenze
Poco da dire, direi che la loro utilità in certi contesti è ovvia e indiscussa.

Calendari condivisi
I benefici dall’utilizzo di un calendario condiviso si comprendono solo utilizzandoli. Prendere gli appuntamenti di lavoro e invitare chi deve venire con noi, sapere in ogni momento dov’è un nostro collega se abbiamo bisogno di lui, gestire gli impegni aziendali in generale. A Google Calendar manca solo lo scadenzario (oppure sono io che non l’ho ancora trovato…) e poi diventa l’ideale.

Documenti condivisi
Niente più file word in giro per la rete da utilizzare a mò di “diario amoroso” di una coppia. Ho provato GoogleDocs e in effetti risulta molto utile per certe tipologie di documento, anche solo come prima bozza di un Wiki aziendale.

Forum
Posso essere sincero? Io vedo bene uno strumento ibrido tra forum e blog…

Blog
Un blog interno è uno strumento pericoloso, da usare con molta attenzione.
Si potrebbe pensare ad un blog come un repository di “annunci” interni (da parte di una “redazione interna”, del tipo “Oggi abbiamo acquisito ACME S.r.l. come partner per pincopallo”, “Da oggi sul server c’è il modulo nuovo per i rimborsi chilometrici”, “Ricordatevi di destinare il TFT”). Utilizzo MOLTO limitativo, ma il suo senso ce l’ha (anche perchè in comunicazioni come queste c’è poco spazio per i commenti).
Sarebbe carino invece utilizzarlo come fabbrica di idee all’interno di un reparto o di un team, in cui tutti possono scrivere e tutti commentare… non lo so, ci devo ragionare per benino. Magari appena mi si presenta l’opportunità faccio una prova e poi pubblico un mezzo case-history.

Wiki
Secondo me un Wiki interno non è solo utile, bensì FONDAMENTALE. Certo che metterlo in piedi da zero non deve essere niente facile, ma pensate all’utilizzo di un wiki sia come raccoglitore di informazioni generali, procedure, processi di qualità, documentazione, … (per arrivare ad un piccolo sistema di gesione documentale) sia come lavagna virtuale in cui appuntiamo note relative ai lavori in corso oppure ai clienti (una sorta di mini-CRM). Sicuramente difficile da gestire una situazione del genere, gli utenti devono essere tutti istruiti e consapevoli di quello che vanno a fare, non esiste un’interazione completa tra moduli di questo tipo, ma sarebbe una figata 🙂

Ma allora, perchè questi strumenti non prendono piede? Per vari motivi:

• Non tutti gli utenti sono pronti per poter utilizzare questi strumenti: bisogna considerare l’eventuale eterogeneità all’interno dell’azienda e valutare se l’adozione di questi sistemi porterebbe solo ad un notevole “casino” per l’alfabetizzazione, col rischio concreto che vengano utilizzati solo da una parte del personale.
• Le dirigenze sono restie ad abbandonare strumenti solidi e collaudati per provare ad innovare in questo senso: quindi occorre puntare sulle aziende “giovani” (ma non è detto che anche le altre non siano interessate).
• Gli strumenti non sono completi come gli attuali groupware, quindi si corre il rischio di frammentare il knowhow aziendale in più repository diversi e non collegati tra loro.

Comunque pare che le richieste in tal senso siano in crestita: la storia ci insegna che i sistemi groupware hanno impiegato del tempo prima di radicarsi nelle realtà aziendali, quindi è ragionevole supporre che prima o poi anche questi “nuovi” strumenti riusciranno a ritagliarsi una fetta di mercato in tal senso.

Ma ora ragioniamo da un punto di vista funzionale: quali sono gli strumenti ipercollaborativi necessari in un sistema completo?

• Rubrica/Indirizzario/Contatti aziendali
• Agenda/Calendario
• Scadenziario
• ToDo List
• Procedure/processi aziendali – Checklist
• Gestione documenti condivisi
• Gestione documentale “classica”
• Storico comunicazioni con i clienti
• Gestione/Storico attività/progetti
• …

(ho lasciato volutamente da parte la gestione più amministrativa/contabile, che non ritengo al momento essere interessata al web collaborativo – sicuramente però deve essere possibile accedere all’archivio amministrativo in sola lettura da questo “nuovo” sistema per il recupero delle informazioni di base, ma niente di più).

Ovviamente il tutto con un’interazione assoluta… mica facile però, ma ci si riesce 🙂

Ci facciamo un brain-storming al merito? Ovviamente tutto via Skype poi scritto su una piattaforma Wiki…